「業務改善に取り組みたいが、どこからどうやって手をつければよいかわからない」

そのような悩みを持つ企業担当者の方は、多いのではないでしょうか。そのような場合に役立つフレームワークが、「ECRS（読み方：イクルス）の4原則」です。

本記事では、ECRSの４原則の概要と、取り組む際の注意点について解説します。具体例も解説していますので、業務改善の取り組みのきっかけとして、ぜひ参考にしてください。

ECRSの4原則とは

ECRSとは、4つの要素を使い業務の改善点を洗い出すフレームワークです。

次の4つの頭文字を取って作られた言葉で、業務改善において効果が高い順番に並べられています。

• 排除（Eliminate）
• 結合（Combine）
• 交換（Rearrange）
• 簡素化（Simplify）

ECRSの4原則を用いて課題抽出・業務改善を進めると、手間とコストを抑えて改善効果をあげることが期待できます。製造業の業務効率化でよく用いられますが、サービス業・小売業・物流業など、業種を超えて活用されているフレームワークです。

排除（Eliminate）

「排除」は、不要な業務はないか検討し、業務そのものをなくすことです。排除はECRSの原則の中でも最初に取り組むべき項目であり、取り組むことで非常に高い効果が期待できます。

排除を進める方法としては、まず日々の業務内容を見直し、本当に必要な業務かどうか洗い出します。次のような視点を持って検討すると、不要な業務が見えやすくなるでしょう。

• 目的のよくわからない業務
• 惰性で行っている業務
• 形骸化している業務　など

毎日のルーティンに組み込まれて取り組んでいる業務の中にも、洗い出してみると不要なものがあるかもしれません。また、導入当初は必要だった業務も、時間の経過によって現在では不要となっているケースも考えられます。

排除の項目は検討が容易で効果も高いため、最初に取り組んで業務改善を進めていくことが大切です。

結合（Combine）

結合とは、細分化されている業務を整理して、複数の業務を合わせて行うことで効率化を図る考え方です。

業務プロセスを見ていく中で、同じような業務を複数部署が実施していたり、工程を細かく分けていたりすることが見られた場合、それらの業務を一本化できないか検討します。

類似業務を複数で行っていると、それぞれに人件費・設備・備品などが必要となります。まとめることでそれらのコストが削減でき、業務の効率化も期待できるでしょう。

結合の項目は部署を超えて行われる業務でも発生するため、全体の工程の流れを把握して進めることが求められます。

交換（Rearrange）

交換は、業務内容を見直して作業順序や業務環境を入れ替えることです。排除や結合の難しい業務については、交換で業務改善につながるケースがあります。

たとえば「人の力で実施していた業務をシステムに置き換える」、「作業工程の順番を入れ替える」、「適性に応じて人員の配置を変える」といった内容が交換にあたります。

交換は基本的に大きな改善にはならないため、変更に対しての労力も小さくできるのが特徴です。

簡素化（Simplify）

業務内容をできるだけ簡単にできないか検討するのが、簡素化です。

長期間同じ形で進めていたり、チェック作業が多かったりという業務を洗い直し、単純な方法を取ることで業務効率の改善を図ります。簡素化によって業務の属人化を防ぎ、誰でも作業できるようにマニュアル化してシンプルにできるのもメリットの一つです。

効果としてはECRSの中で一番小さいとされていますが、簡素化によって煩雑な業務が減り、生産性の向上が期待できます。

ECRSの注意点

ECRSを用いる際には、次の点に注意して進めるようにしましょう。

• 目標と方法を明確にする
• 関係する部署と連携して行う
• 社歴が長い従業員への連絡は注意する
• 長期目線で取り組む

それぞれについて、詳しく説明します。

目標と方法を明確にする

ECRSを導入する際は、改善の目標と達成のための方法を明確にしましょう。目的が明確でないと、方向性が途中でぶれてしまい、思うような効果が得られません。

また、目標を考える際には、抽象的ではなく具体的な内容にすることが大切です。具体的な目標になっていない場合、表面上は達成できているように見えても、本質的に改善されていないケースが考えられます。目標は達成できていても、業務改善につながっていなければ意味がありません。

ECRSを導入する目的は、業務の改善です。数値を用いて具体的に改善状況が把握できるといった、明確な取り組みが可能な目標設定を求められます。

関係する部署と連携して行なう

業務改善に取り組む場合、多くのケースでは部署を超えて連携することが必要となります。

自部署内だけにとどまった改善策では全体の改善につなげにくく、本質的な改善になりません。全体の流れを把握して、見直しが必要なところはすべて見直すようにします。

本質的な業務改善につなげるには関係部署すべて、場合によっては取引先との連携が求められるでしょう。

社歴が長い従業員への連絡は注意する

業務改善に取り組む際、社歴の長い従業員から理解を得ることが大切です。

社歴の長い従業員が担当している箇所では、作業が属人化しているケースも考えられます。また、これまでの慣れ親しんだやり方を変えることに抵抗をもち、業務改善に非協力的な態度を取られる可能性も否めません。

周囲にも協力してもらい、業務改善に対して理解を得られるように進めましょう。

長期目線で取り組む

ECRSの原則は、導入したからといってすぐに成果がでるわけではありません。

どちらかといえば、短期的に改善を目指すよりも、長期的な改善を目指すためのフレームワークです。また、結果によって設備やシステムの導入を検討する場合、すぐに導入というのはコスト面や納期の関係で難しい部分があります。

これまでの方法を変えて行くには、従業員の意識改革も重要です。十分に時間を取って、長期的な視点で取り組むことが求められるでしょう。

ECRSそれぞれの具体例

ECRSに取り組む上では、明確な目標設定が大切です。それぞれの要因の具体的な事例をあげますので、導入時の参考にしてください。

排除（Eliminate）の具体例

排除における最大のポイントは、無駄の削除です。慣例的に実施されている業務には、削除できるものが多く見られます。業務の目的と必要性を意識して排除に取り組むと、うまく進められるでしょう。

【排除の具体例】

• 書類作成業務の排除：手書きの日報や報告書など、後から見直すことのないと思われる書類は作成しないようにする
• 定例会議の排除：週1回2時間全員出席の定例会議をやめ、必要なメンバーのみ出席として開催回数も減らす
• 作業人員の削減：3名の作業だが1名にアイドルタイムが多く見られるため、人員を2名に減らす　など

結合（Combine）の具体例

結合については、部署を超えた業務で見直すと改善点が見つけやすくなります。自部署の業務以外にも目を配ることが、結合を進めるためのポイントです。

【結合の具体例】

• 会議の同時開催：チームごとで開催していた会議を同時開催とし、伝達の手間を減らす
• 発注作業の統合：部署ごとで発注作業していた業務を集約し、担当者1名で行うようにする
• 作業場所の集約：製品の仕上げ・検品・梱包を同じ場所に集約し、製品運搬の手間をなくす　など

交換（Rearrange）の具体例

交換は、優先順位や作業場所、設備やシステムの入れ替えすべてが当てはまります。効率化できなければ交換の意味はなさないので、業務フローを作成して検討してみるとよいでしょう。

【交換の具体例】

• 作業工程の入れ替え：A→B→CからA→C→Bに入れ替え、効率化できているか検証する
• 会議時間の変更：業務終了後の会議を朝一番に変更し、会議の終了時間を意識する
• システムの変更：属人化していた作業に対してシステムを導入し、作業工程を軽減する　など

簡素化（Simplify）の具体例

簡素化は、これまでの作業工程を減らすことが目的です。工程が減るその分とヒューマンエラーも減りますが、本当に減らしてよい業務なのか、導入時の検討が重要となります。

【簡素化の具体例】

• 書類のテンプレート化：すべての書類を標準化し、入力とチェックを簡単にする
• ツールの利用：メールでの連絡をチャットツールに変更し、複数メンバーとのコミュニケーションを簡単に取れるようにする
• データ入力の簡素化：入力項目を減らし、入力の手間を軽減する　など

業務改善には実績班長がおすすめ

「ECRSで業務改善をしたい方」とお考えの企業担当者の方は、実績班長の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

実績班長の導入によって、作業工程内の作業単位でのデータ収集ができます。データ収集によって現場作業の見える化ができ、業務の分析がたやすくなります。工場全体の状況もデータで把握できるため、無駄な業務が発生している部分を全体からピックアップ可能です。

また、実績班長では在庫・品質・労務・原価の管理もできるため、さまざまな業務の分野でECRSを検討することができます。

ご相談は無料となっていますので、企業担当者の方はお気軽にお問い合わせください。

• 製品資料ダウンロード

まとめ

ECRSの4原則を活用することで、人件費の削減や工程の見直しなど、生産性の改善に大きく役立てられます。具体的な洗い出しから順番に進めることで、根本的な業務改善が期待できます。

ECRSに取り組むに当たっては、IoTを活用するシステムの導入も効果的です。イニシャルコストはかかりますが、各工程のデータ化は長期的な取り組みに非常に有効です。抜本的な的な業務改善に取り組むため、システム導入を検討してみてはいかがでしょうか。