従業員の能力を可視化する施策として使われるのが「スキルマップ」です。スキルマップの作成によって、適切な人材配置や人材育成に効果があります。
本記事では、スキルマップのメリットや運用の注意点、作成方法を解説しています。従業員の配属や人材育成に悩まれている担当者の方は、最後までご一読いただき参考にしてください。
目次
スキルマップとは
スキルマップとは、従業員個人の持つスキルを一覧表で可視化したものです。「技能マップ」「力量表」「多能工訓練表」などとも呼ばれ、海外では「Skills Matrix」と表現されています。
スキルマップの導入によって、誰がどのようなスキルを持っているのか可視化できます。個人のスキルレベルが理解できるため、スキルに応じた人員配置が可能です。
また、足りないスキルに対する効果的な教育の実践や評価基準の標準化、従業員のモチベーションアップにも役立てられます。
トヨタ自動車で見るスキルマップの活用例
製造業においてスキルマップ活用の先駆けとなったのは、トヨタ自動車の「多能工化（マルチスキル化）」です。
多能工とは、1人で複数工程の担当ができる人材を指します。豊田紡績では女子行員が複数の織機を担当していたのを見て「自動車製造現場でも生かせないか」ということで始められた仕組み作りです。
スキルマップで個人のスキルを把握することで、多くのスキルを持つ人材に多くの工程を担当させ、限られたスキルに特化した人材は同じ工程で多くの機械を担当させるといった配置が可能となります。それにより業務の負荷が均等化され、生産性の低下を防止できます。
スキルマップを運用するメリット
スキルマップを運用するメリットとして、次の点があげられます。
- 【スキルマップを運用するメリット】
-
- 従業員を適材適所に配置できる
- 効率よく人材を育成・採用することができる
- 社員の離職防止につながる
それぞれについて、詳しく説明します。
従業員を適材適所に配置できる
スキルマップの作成によって、従業員を適切な部署へ配属させられます。
スキルマップでは各個人の持つスキルが一覧で確認でき、所有スキルを活用できる部署への配属が容易となり、スキルのミスマッチが生まれにくくなります。
部署によるスキルの偏りやレベル差も可視化されているため、部署間の異動でレベルの均一化や、特定スキルに特化した人材を集めるといった施策も可能です。
スキルマップの活用で、全社的な配属プランを構築できます。スキルと業務内容のミスマッチが起こりにくいことから、生産性の向上や従業員のモチベーション維持も期待できるでしょう。
効率よく人材を育成・採用することができる
人材育成や採用活動も、スキルマップの利用で効率化できます。
少子高齢化や労働人口の減少などにより、思うような人材確保が難しい時代となってきました。そのような背景から、既存の従業員に対する教育を充実させ、スキル習得を促すことが重要視されています。
スキルマップでは、従業員個人の持つスキルの習熟度が一覧で確認でき、不足しているスキルが明確になります。そのため、どの部分を強化すればよいかがわかり、効率的な研修や教育の施策が可能です。
採用に関していえば、企業の求めるスキルが明確となっていることから、その部分を補う人材にポイントを絞った採用活動もできます。
社員の離職防止につながる
離職防止にも、スキルマップの活用が可能です。
スキルマップにより評価基準が明確となれば、スキルに対する的確かつ公平な評価が期待できます。的確な評価が得られることで従業員のモチベーションが上がり、仕事に対する意識向上にもつながるでしょう。また、スキルに見合った部署への配属でミスマッチが生まれず、働きやすさやエンゲージメントの強化も期待できます。
離職率が高くなると既存の従業員のモチベーションにも影響し、企業の体力低下につながります。新たな人材を採用して教育するのもコストと時間がかかるものです。スキルマップをうまく活用して、離職を防ぐのが企業の生き残りには重要となるでしょう。
スキルマップを運用する時の注意点
スキルマップを実践する際の注意点として、次の項目があげられます。
- 【スキルマップを運用する時の注意点】
-
- 適切な人事評価ができるよう整備する必要がある
- 人材の育成には時間がかかるため長期的に計画を練る
- スキルマップが古くならないよう定期的なアップデートが必要
それぞれについて、詳しく説明します。
適切な人事評価ができるよう整備する必要がある
スキルマップを利用した人事評価制度は、公平で適切となるよう整備が必要です。
人事評価は、一般的には主観的な評価となりがちです。評価する人の主観が入ると不公平感がでるため、従業員のモチベーションにも影響する可能性があります。人によって判断基準が異なってしまうと、スキルマップを利用する意味がありません。
通常の人事評価では、直属の上司が実施するケースが大半です。たとえば、スキルマップの項目や状況に応じて、上司以外に経験者や有識者など複数の評価者を加え、客観的な評価となるような仕組みを整える工夫が求められます。
人材の育成には時間がかかるため長期的に計画を練る
スキルマップを活用したとしても、人材育成には時間がかかるものです。長期的な計画を立てて取り組むことが、人材育成の成功につながります。
スキルマップの作成には、まずは項目の設定が必要です。企業の各部門で必要となるスキルの洗い出しが求められるため、項目設定にも多くの時間を要します。また、評価の数値化が難しいスキルの評価方法を定める必要があるなど、実行に至るまでの時間も考慮しなければなりません。さらに、人材育成の教育には即効性がなく、時間をかけて取り組む必要があります。
スキルマップの作成から人材育成には時間がかかると認識して、十分な期間をもうけて取り組むようにしましょう。
スキルマップが古くならないよう定期的なアップデートが必要
スキルマップを作成したあとには、定期的なアップデートが必要です。
スキルマップを一度作成して実行したとしても、新たなスキルやトレンドは日々生まれてきます。長期間同じものを使い続けると、内容が環境に合わなくなり効果がなくなる可能性も否めません。
会社を取り巻く環境や社会情勢、企業の方向性などを加味して、項目や判断基準を調整し刷新し続けることが重要となります。
スキルマップの作成方法・手順
スキルマップの作成方法・作成手順については、次の手順を踏むとよいでしょう。
- 【スキルマップの作成方法・手順】
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- 目的を明確にする
- 必要なスキルを業務ごとに洗い出す
- スキルマップの評価項目と評価基準を設定する
- 運用しながら定期的に見直す
1.目的を明確にする
まずは、スキルマップの作成目的を明確にします。
スキルマップの使用目的によって、求められるスキルは異なります。目的を明確にして、それを達成できるような内容とすることが重要です。
- 【スキルマップ作成の目的例】
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- 個人が持つスキルの把握
- 人材育成
- 個人スキルの数値化 など
スキルマップの作成目的は、部署やチームで異なることも考えられます。全社で共通化するのか、部署ごとで目標設定するのかといった内容も、あらかじめ決めておきましょう。
2.必要なスキルを業務ごと洗い出す
目的が決まれば、必要となる項目を洗い出して設定します。
業務に必要なスキルについては、現場で働く従業員にしかわからない部分があるかもしれません。項目の洗い出しは上長だけで行なわず、現場の従業員の意見も取り入れるようにしましょう。
いくつか項目をピックアップしたところで、実際の業務と逸脱した内容になっていないかチェックします。内容をチェックしたら、重要度の高い業務から必要なスキルは何か検討しましょう。実際に使うことの少ないスキルをどの程度盛り込むかも、この時点で考えておきます。
3.スキルマップの評価項目と評価基準を設定する
洗い出された項目に対して、スキルマップに採用するスキル項目と評価基準を設定します。
スキルマップに設定されるスキル項目は、目的によって異なります。客観的な評価が難しいスキルについては、誰にでも評価できる基準を設定することが必要です。また、スキル項目が抽象的すぎても具体的すぎても評価が難しくなりますので、バランスのよい内容とするように留意しましょう。
評価基準に関しては、明確で誰にでもわかるような設定が求められます。たとえば、5段階評価で達成レベルを表す場合は、次のように基準を決めておくとよいでしょう。
- レベル1：これまで担当したことがない
- レベル2：担当になったばかり
- レベル3：指導者がいればできる
- レベル4：1人でもできる
- レベル5：人に指導できる
目的や項目によっては「できる・できない」の2択にする、評価段階を増やすなどの基準設定が必要となります。
4.運用しながら定期的に見直す
運用開始後も、定期的な内容の見直しが必須です。
社会情勢や業務内容の変化などによって、求められるスキルも変化していきます。スキルレベルについても、社内の評価と市場の評価がずれる可能性も考えられます。
自社を取り巻く環境の変化に合わせてスキルマップの内容を更新していくことが、適切な運用には不可欠となるでしょう。
「実績班長」で適正な人事評価が実現できる
「実績班長」を導入すれば、難しい人材評価のための情報を収集できます。実際に「実績班長」でできることを、具体的に紹介します。
作業単位に分けて実績を収集できる
「実績班長」では同じ工程内で複数作業する場合に、作業単位に分けて実績収集できます。
人事担当者が評価する場合、日々の作業を常に追いかけているわけではないため、実際の作業状況と入力データの乖離が発生する可能性があります。
システムの利用によって作業ごとの実績が収集できるため、スキルレベルの判断に役立てられるでしょう。
データ分析で傾向を把握できる
「実績班長」では作業者単位での実績が収集できるため、データ分析が容易です。
工程における不良品などが発生した場合、数量の把握はできても、人ごとにどのような傾向があるかまで把握するのは難しいものです。
「実績班長」では作業者ごとの不良実績が登録できるため、不良発生の傾向と客観的なスキル判定が可能となります。
複数の作業者もタブレット1台で管理できる
複数の従業員を1人の担当者で管理する場合、目の行き届かないケースも考えられます。
「実績班長」で、タブレット1台で複数作業者の実績収集が可能となるため、従業員のデータ管理が容易です。
作業員が複数案件を担当する場合も作業時間を按分できる
1人の作業者が複数オーダーを担当する場合に、作業時間の按分が可能です。
多能工として勤務する場合、複数の工程にまたがって業務することも考えられます。「実績班長」では複数オーダーの実績を収集して按分できるため、正確な作業時間が算出できます。
まとめ
スキルマップによって、従業員の持つスキルが一覧として可視化できます。また、適材適所への人材配置や人材育成、必要な人材への採用アプローチにも効果があります。
スキルマップを作成して運用するには、ある程度の時間が必要です。作成後も更新を重ねることで、長期にわたって活用できる上、多くのメリットが享受できます。人材育成と企業の成長のため、スキルマップの作成を検討してみてはいかがでしょうか。